Association étudiante : mode d'emploi

Créer une association 

I/Rédiger des statuts 

Les statuts constituent le document de base d'une association, ils définissent le fonctionnement de l'association : la composition du bureau, les modalités d'adhésion, la manière de prendre les décisions ou encore le déroulement des assemblées générales. Grâce à ces repères claires, les statuts favorisent une gestion sereine et transparente tout en prévenant les conflits internes. Il est donc essentiel de prendre le temps de les rédiger et de se relire attentivement. 

Pour être reconnue à l'Inalco, votre association doit disposer de statuts conforme à la charte des associations étudiante de l'établissement. Il est donc essentiel d'en prendre connaissance lors de leur rédaction. Cette charte a pour objectif d'encadrer la vie associative, d'en soutenir le développement tout en garantissant l'indépendance des associations.

Vous pouvez trouver des exemples de statuts sur le site internet du service public en cliquant juste ici.  

Prendre rendez-vous avec le service REVE 

Une fois que vous aurez rédigez une première version de vos statuts, transmettez-les au service de la Réussite Etudiante et de la Vie Etudiante (REVE) à l'adresse vie.etudidante @ inalco.fr. Un rendez-vous sera ensuite fixé afin de vous proposer d’un accompagnement personalisé. Le REVE procèdera à la vérification de l'ensemble des documents en collaboration avec le service juridique de l’établissement.

 
II/ Se réunir en assemblée constitutive           

Les membres fondateurs se réunissent en Assemblée constitutive au cours de laquelle la ou le président de séance présente le projet de statuts. L'assemblée des personnes présentes adopte ce projet et désigne les membres du bureau. L'ensemble des décisions prises lors de cette réunion est consigné dans le procès-verbal de (PV) de l'assemblée constitutive. Un modèle de PV d'AG figure en annexe.

III/ La procédure de déclaration auprès de la Préfecture 

Lorsque vous recevrez un avis favorable de la part du REVE, vous pourrez entamer la procédure de déclaration de votre association auprès de la Préfecture de police (de Paris). Il s’agit d’une procédure que vous réalisez en ligne sur le site internet du service public dédié aux associations loi 1901.

IV/ Insertion de l’association au JOAFE 

Vous aurez à demander l’insertion au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprises (JOAFE) car il s’agit de la seule preuve juridique attestant l’existence légale de l’association. Il est donc impératif de garder l’original et de garder une archive numérisée de l’attestation d’insertion au JOAFE.
 
Quelques liens utiles :
www.associationmodeemploi.fr
www.animafac.net
 

V/ Assurance et banque 

Dès que votre association est reconnue légalement, vous devez contracter une assurance de responsabilité civile et ouvrir un compte bancaire. Renseignez vous (auprès des autres associations de l’Inalco par exemple ) afin de comparer les tarifs, les avantages et inconvénients de différentes banques. Généralement, la banque peut vous proposer une assurance (contractée avec une compagnie d’assurance partenaire). 

VI/ Changements dans l’administration d’une association

Si des changements surviennent au sein de votre association, comme par exemple le changement des dirigeants/membres du bureau, alors cela doit être "déclaré dans les 3 mois, au greffe des associations du département du siège social." Retrouvez plus d'informations en cliquant ici. Les membres du bureau en exercice doivent ensuite transmettre l'information et le récépissé de déclaration par mail au service REVE (vie.etudiante@inalco.fr). 

Faire reconnaitre et/ou domicilier une association à l’Inalco

Afin d’être reconnue association étudiante de l’Inalco, une association doit transmettre (en version numérisée) au service REVE un dossier de demande de reconnaissance (le dossier figure en annexe) complété, signé et accompagné des pièces justificatives y étant demandées. Le dossier devant être présenté en Commission Contribution de Vie Étudiante et de Campus (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées dans le dossier de demande de reconnaissance et respecter les délais de transmission du dit dossier.

• Le dossier est examiné par le service REVE.
• Le dossier est présenté en CoCvec. Pour une nouvelle association qui fait sa demande de reconnaissance, une présentation sera faite par le président de l'association lors de la CoCVEC (membres, objet, projets, etc.). 
• Si la CoCVEC approuve la demande, la reconnaissance est soumise à la validation du président de l’Inalco. En cas d’accord, l’association est informée par mail, la décision est signée par le président de l’Inalco, puis la ou le président de l’association signe la Charte des associations étudiantes de l’Inalco (modalités à définir avec le service REVE)..

Cas des antennes locales émanant de structures extérieures à l’Inalco
 

Les associations domiciliées hors de l’Inalco (telles que les organisations étudiantes représentatives au niveau national ou les fédérations généralistes ou de filières) qui souhaitent créer une antenne étudiante locale à l’Inalco et mener des activités sur le campus doivent déposer auprès du service REVE  le dossier de demande de création d'antenne locale (voir le document en annexe) accompagné des pièces justificatives demandées (dossier téléchargeable ci-dessous). Le dossier devant être présenté en Commission CVEC (CoCVEC), l'association doit consulter les dates de CoCVEC indiquées dans le dossier de demande de création et reconnaissance d'une antenne locale et respecter les délais de transmission du dit dossier.

Si la création de l’antenne est acceptée, une autorisation d’exercer des activités sur le campus sera délivrée pour une année. Attention, l’autorisation pour une antenne étudiante locale à l’Inalco d’exercer des activités sur le campus doit être renouvelée tous les ans ! 

Renouvellement de la reconnaissance / de la domiciliation d’une association à l’Inalco 

I / Modalité du renouvellement de la reconnaissance / domiciliation 

La reconnaissance comme la domiciliation entrent en vigueur à compter de la signature de la Charte des associations de l’Inalco pour la durée de l’année universitaire en cours. Une association ou antenne locale reconnue comme association de l’Inlaco et/ou domiciliée à l’Inalco doit déposer auprès du service REVE (vie.etudiante @ inalco.fr) le dossier de demande de renouvellement de la reconnaissance et/ou domiciliation à l’Inalco (voir le document en annexe) accompagné des pièces justificatives demandées à la CoCVEC du mois de juillet.

La reconnaissance en tant qu’association de l’Inalco et/ou la domiciliation à l’Inalco doivent être renouvelées en juillet.

Hébergement

Des locaux peuvent être attribués, sur demande (voir le document en annexe) , aux seules associations domiciliées, sous réserve de leur disponibilité. Les locaux  à l'usage des associations étant insuffisants pour accueillir de manière isolée chaque association, ils seront mutualisés entre plusieurs associations. L'affectation à temps plein d'un local à une association nécessite l'établissement d'une convention d'autorisation d'occupation qui devra être signée entre le président de l'Inalco et le représentant légal de l'association.